Türk Ticaret Kanunu’nun (TTK) 409. Maddesi gereği, genel kurullar iki türde toplanmaktadır: olağan ve olağanüstü. Olağan toplantılar her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde gerçekleştirilmelidir.
Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS), genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunanların bu toplantılara elektronik ortamda katılmalarına ve haklarını kullanmalarına olanak tanıyan bir sistem olup genel kurulun gerçekleştirilmesiyle ilgili olan her aşamada, katılımcıların, temsilcilerin, aracı kuruluşların ve diğer paydaşların tüm işlemlerinin elektronik imza ile yapılmasına olanak tanıyan bir bilişim sistemidir. Merkezi Saklama ve Veri Depolama Kuruluşu’nun internet sitesi üzerinden indirilen uygulama kullanılarak EGKS’ye erişim sağlanmakta ve bilgisayara ek bir yazılım yüklenmesine gerek kalmamaktadır. Sermaye Piyasası Kanunu’nun 30. maddesinin 5. Fıkrası gereği Payları kayden izlenmeyen şirketler kendi e-genel kurul sistemlerini kurabilmekte ve farklı hizmet sağlayıcılardan da yararlanabilmektedir. EGKS, toplantıya elektronik ortamda katılanların görüntü ve ses aktarımı yoluyla, fiziken katılmadan genel kurulun canlı izlenmesini sağlamaktadır. Buna ek olarak katılımcılar, görüş ve önerilerini eş zamanlı olarak gönderebilir, oylarını fiziksel katılımcılarla aynı anda kullanabilir ve tüm süreçle ilgili anlık bilgilere ulaşabilirler.
Anonim şirket genel kurulu toplantılarına elektronik katılım, TTK m. 1527, f.5 uyarınca, anonim şirketin esas sözleşmesinde gerekli düzenlemelerin yapılmasıyla mümkün kılınmıştır. Borsaya kote şirketler için EGKS’nin kullanımı zorunludur. Bununla birlikte, diğer tüm anonim şirketler, spor kulüpleri, birlikler ve kooperatifler isteğe bağlı olarak şartları sağlamaları ile bu sistemi kullanabilirler.
Elektronik genel kurulun mevzuatımıza girmesiyle birlikte anonim şirketlerde şirketin karar ve irade organı olan genel kurulun toplantılarına katılımın arttığı gözlemlenmiştir. Faydaları yadsınamayacak bu sistem yönüyle sistemde bir kesinti yaşanması durumunda örneğin oy kullanmak, teknik sorun yaşayan pay sahipleri için mümkün olamayabileceğinden sistem eleştiri almaktadır. Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ’de yer alan m. 6’ya göre, her gündem maddesi için pay sahipleri en fazla iki görüş iletebilir ve bu görüşlerin uzunluğu 600 karakterle sınırlı olduğundan bu durum, EGKS’nin pay sahiplerinin bilgi edinme haklarını kısıtladığı şeklinde de eleştiriler mevcuttur.
30.10.2012 tarihinde yürürlüğe giren EGKS sistemi kapsamında, 31.12.2024 tarihine kadar toplamda 5.613 genel kurul toplantısı gerçekleştiği Merkezi Saklama ve Veri Depolama Kuruluşu’nun internet sitesinde belirtilmiştir.
İşbu yazı sadece genel bilgilendirme amacı ile hazırlanmış olup, bu yazı içerisinde yer alan değerlendirmeler hukuki tavsiye ya da hukuki görüş niteliği teşkil etmemektedir. Yazı kapsamındaki soru ve sorunlarınız bakımından hukuki danışman görüşü alınması tavsiye edilir. İşbu yazı içeriğinden dolayı herhangi bir şekilde MT Legal Hukuk Ofisine sorumluluk tahmili mümkün değildir.